KSeF dla wszystkich podatników i pierwszy JPK_VAT z nowymi danymi dotyczącymi faktur; moment odliczenia podatku naliczonego po wyroku TSUE z dnia 11 lutego 2026 r. (Krystian Łatka)

Od dnia 1 kwietnia 2026 r. wszyscy podatnicy będą obowiązani do fakturowania z użyciem KSeF. System ruszył, zaś pierwsze tygodnie funkcjonowania KSeF ujawniły nie tylko problemy z uwierzytelnianiem, ale spowodowały szereg wątpliwości co do postępowania z fakturami. Część podatników otwarcie zadeklarowała, że nie zdążyła się przygotować do wdrożenia i nie będzie wystawiać faktur w KSeF, mimo obowiązku. Wątpliwości budzi sposób tworzenia wizualizacji (rozbieżności między xml a wizualizacją); likwidacja not korygujących utrudniła znacząco korygowanie błędów „mniejszej wagi”. Ministerstwo Finansów zmieniło także podejście do możliwości uniknięcia KSeF przez wystawienia rachunków uproszczonych.

           Od rozliczenie za luty 2026 r. w JPK_VAT wymagane będzie podanie numeru KSeF faktury sprzedaży/zakupu, a gdy brak takiego numeru – jednego ze specjalnych oznaczeń.

           W wyroku z dnia 11 lutego 2026 r. w sprawie T‑689/24 TSUE zakwestionował obowiązującą w Polsce od ponad 30 lat zasadę odliczenia podatku najwcześniej w miesiącu otrzymania faktury – zdaniem TSUE podatnik powinien móc odliczyć podatek już za miesiąc nabycia towaru/usługi, o ile przed złożeniem deklaracji jest w posiadaniu faktury. Wyrok ten może być rozwiązaniem kilku problemów, które powoduje KSeF w zakresie wystawienia i otrzymania faktury, ale wobec wniosku Rzecznika Generalnego  o poddanie orzeczenia Sądu UE kontroli TUSE, sprawa będzie rozstrzygnięta przez specjalną pięcioosobową izby powoływanej do kontroli orzeczeń unijnego sądu. Zagadnienie terminu odliczenia nie została zatem ostatecznie rozstrzygnięte.

           Przełomowy charakter mają także Objaśnienia podatkowe z 28 stycznia 2026 r., dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument ten ma nie tylko znaczenie z perspektywy KSeF, ale ma istotny wpływ na rozliczanie podatku z tytułu usług świadczonych dla zagranicznych podatników (oraz dostaw i usług realizowanych przez zagranicznych podatników dla nabywców krajowych). Objaśnienia w niektórych obszarach (usługi budowalne) przyjmują wykładnię przepisów podatkowych odmienną od prezentowanej dotychczas.

           W trakcie szkolenia wykładowca, uznany dydaktyk z 20-letnim doświadczeniem edukacyjnym, biorący udział w wielu projektach wdrożeniowych KSeF, omówi aspekty prawne, organizacyjne i techniczne wdrożenia KSeF z perspektywy sprzedaży i zakupu, z maksymalnym nastawieniem na aspekt praktyczny.

1. Rozpoczęcie pracy z KSeF:

• • Rozpoczęcie pracy z KSeF po złożeniu ZAW-FA – kto jest obowiązany, kto nie?
  • dostęp „bierny” do KSeF: wyznaczenie osób uprawnionych i określenie ich obowiązków,
  • sposoby autoryzacji dostępu do KSeF,
  • zarządzanie obiegiem faktur z użyciem Podmiot3,
  • czy faktury bez wypełnionego Podmiot3 są prawidłowe?

2. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od dnia 1 kwietnia 2026 r.:

• • okres przejściowy;
  • czy rachunki uproszczone zwalniają z obowiązku wystawiania faktur z użyciem KSeF – nowe stanowisko MF;
  • dokumentowanie sprzedaży dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych,
  • jak dokumentować najem lokali poza działalnością gospodarczą (podatnicy VAT zwolnieni, niezarejestrowani)?
  • jak rozliczyć faktury otrzymane najpierw poza KSeF (papierowe, pdf), a następnie w KSeF?
  • prawo do odliczenia VAT z faktur otrzymanych poza KSeF (mimo obowiązku KSeF).

3. Wystawienie i otrzymanie faktury przez KSeF:

• • termin wystawienia faktury a termin na przesłanie faktury do KSeF?
  • data wystawienia faktury,
  • data otrzymania faktury w KSeF a odliczenie podatku naliczonego (w kontekście skutków wyroku TSUE T‑689/24), w kontekście wniosku Rzecznika Generalnego o poddanie orzeczenia Sądu UE kontroli TUSE,
  • znaczenie daty wytworzenia faktury – odliczenie podatku za okres powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy zgodnie z wyrokiem TSUE z dnia 11 lutego 2026 r. w sprawie T‑689/24,
  • faktury on-line, traktowane jak off-line.

4. Wizualizacja faktury:

• • przesyłanie wizualizacji faktury nabywcy – kiedy jest konieczne, kiedy nie jest dozwolone (zgodnie ze stanowiskiem MF),
  • jak powinna wyglądać prawidłowa wizualizacja faktury?
  • Jak odróżnić faktury otrzymane w różnych trybach offline?
  • jakie ryzyko wiąże się z wadliwym przygotowaniem wizualizacji faktury?

5. Nowe zasady rozliczania faktur korygujących „in minus” sprzedażowych:

• • faktury korygujące ustrukturyzowane (on-line),
  • faktury korygujące wystawiane w trybach off-line (xml),
  • faktury korygujące offline, udostępnione poza KSeF,
  • faktury korygujące offline udostępniane w KSeF,
  • faktury wystawione bez użycia KSeF (papierowe; elektroniczne, w tym xml),
  • zasady rozliczania faktur wystawionych do dnia 31 stycznia 2026 r.

6. Rozliczanie faktur korygujących „in minus” zakupowych.

• • zasady ogólne (zniesienie przesłanki spełnienia warunków uzgodnienia),
  • korekta podatku naliczonego odliczonego z faktury zaliczkowej w przypadku anulowania zamówienia, odstąpienia od umowy.

7. Likwidacja not korygujących:

• • w jaki sposób skorygować błędy na fakturze, dotychczas korygowane notami?
  • kiedy fakturę zawierającą błędy można ująć w JPK bez korekty (nie każdy błąd wymaga korekty)?

8. Nowe obowiązki w zakresie JPK VAT od rozliczenia za luty 2026 r.

• • kiedy w JPK nalży ująć numer KSeF faktury sprzedaży/zakupu,
  • kiedy konieczna jest korekta JPK w celu uzupełniania danych o numer KSEF?
  • oznaczenia OFF, BFK, DI w ewidencji sprzedaży i zakupu – zasady stosowania,
  • oznaczanie faktur z kas fiskalnych i paragonów z NIP.
  • jak oznaczyć zakupy zagraniczne (import towarów, WNT, import usług)?
  • oznaczenie faktur otrzymanych poza KSEF.

9. Objaśnienia dotyczące stałego miejsca prowadzenia działalność (SMPD) a KSeF:

• • kiedy zagraniczny podatnik posiada SMPD w Polsce?
  • plac budowy jako SMPD podatnika (w Polsce i poza terytorium kraju) – istotne znaczenie nie tylko dla KSeF,
  • kiedy SMPD uczestniczy w dostawie/usłudze?
  • kiedy SMPD nabywa towar/usługę – zasady fakturowania w KSeF dla nabywców z siedzibą poza Polską, posiadających w Polsce SMPD,
  • znaczenie Objaśnień dla zasad ustalanie miejsca świadczenia usług.