Zmiany w VAT od 1 lutego 2026 r.: wszyscy podatnicy VAT będą otrzymywać nowe faktury przez KSeF: co trzeba zrobić; jak się przygotować?

NASZE SZKOLENIA SĄ BEZ VAT!

Od dnia 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT, w tym również zwolnieni od tego podatku, będą odbiorcami faktur VAT wystawianych przy użyciu KSeF. Część z nich (mniejsza) będzie „wirtualnie” otrzymywała bezpośrednio w KSeF (jeżeli będą mieli do niego dostęp). Część faktur będzie „udostępniona” w formie papierowej lub elektronicznej. W jaki sposób? To trzeba będzie „uzgodnić”. Podatnicy VAT czynni będą otrzymywać faktury ustrukturyzowane w aż dziewięciu różnych przypadkach, które trzeba będzie rozróżnić, opisać i zadekretować. Jak to zrobić? O tym będzie to szkolenie. Omówimy również zmiany w przepisach VAT, które wejdą w życie z dnia 1 stycznia 2026 r. Oto program szkolenia:

1. Co musi zrobić podatnik VAT czynny, aby mógł wiedzieć, że „otrzymał” fakturę przy użyciu KSeF:
   • złożenie ZAW-FR – kto jest obowiązany, kto nie?
   • dostęp „bierny” do KSeF: wyznaczenie osób uprawnionych i określenie ich obowiązków,
   • sposoby autoryzacji dostępu do KSeF.
2. Przypadki, w których podatnik VAT „otrzyma” faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSeF:
   • data „otrzymania” faktury w KSeF (podatnicy VAT czynni),
   • faktury ustrukturyzowane będące jednocześnie fakturami handlowymi określającymi termin płatności,
   • faktury ustrukturyzowane, które będą poprzedzać otrzymanie dokumentu handlowego (jego forma jest dowolna – nie musi to być jej „wizualizacja”,
   • faktury ustrukturyzowane, które będą wystawiane po otrzymaniu faktury handlowej, a na podstawie tej ostatniej był termin płatności,
   • faktury ustrukturyzowane będą przesłane do KSeF po wystawieniu nowych faktur elektronicznych, o których mowa w art. 106nda,106nf i 106nh ustawy o VAT (w KSeF nie będą to faktury VAT, lecz ich „obrazek”), który nie jest dokumentem handlowym?
   • Faktury ustrukturyzowane, które wystawiono mimo wcześniejszego wystawienia faktury tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej).
   • faktury ustrukturyzowane będące duplikatami faktur wadliwie wystawionych wcześniej (błąd),
   • faktury ustrukturyzowane, które będą wystawione pod wpływem błędu lub w wyniku oszustw (ich otrzymanie nie rodzi skutków podatkowych) – art. 108 ustawy o VAT,
   • faktury ustrukturyzowane korygujące do faktur wystawionych, w tym również do faktur, o których mowa w punktach a-h.
3. Jak opisywać i zadekretować faktury wymienione w pkt. 2: trzeba je wydrukować i zarchiwizować; czy trzeba kodować te faktury?
4. Trzy nowe formy faktur elektronicznych, które będą zastępować faktury ustrukturyzowane (art. 106nda, 106nf i 106nh ustawy o VAT: jak je „skojarzyć” z otrzymanymi później z tego samego systemu fakturami ustrukturyzowanymi?
5. Co zrobić z otrzymaną fakturą papierową lub zwykłą elektroniczną jeżeli później wystawiono również fakturę ustrukturyzowaną? Który dokument daje prawo do odliczenia?
6. W jakich przypadkach rachunek może zastąpić fakturę VAT? (czynności zwolnienie z VAT)!
7. Czy fakturą papierową można skorygować fakturę ustrukturyzowaną? (i odwrotnie)
8. Jaka będzie ścieżka obiegu faktur otrzymanych od 1 lutego 2026 r., w tym odrębna dla dokumentów handlowych?
9. Kiedy otrzymane faktury od 1 lutego 2026 r. będą miały status DOWODU KSIĘGOWEGO?
10. Jak powinien wyglądać nowy regulamin (instrukcja) obiegu dokumentów uwzględniając nowe formy faktur?
11. Jak ewidencjonować w JPK-V7 faktury papierowe, elektroniczne, ustrukturyzowane oraz handlowe?
12. Jakie pisma można wysłać do dostawców (usługodawców), którzy będą na nas wystawiać faktury przy użyciu KSeF?
13. Jakie pismo mamy wysłać do kontrahentów, aby odbierali od nas faktury przy pomocy KSeF?
14. Pozostałe zmiany w przepisach o VAT wprowadzone w 2026 roku.
    • podwyższenie limitu zwolnienia podmiotowego do 240 tyś zł (zmiana art. 113 i 113 a ustawy o VAT),
    • wydłużenie okresu korekty deklaracji podatkowej w przypadku importu towarów rozliczonego w deklaracji VAT (art. 33a ustawy o VAT),
    • zmiany w JPK_V7M i JPK_V7K w związku z otrzymaniem i wystawieniem faktur przy użyciu KSeF,

Uczestnicy szkolenia poza standardowymi materiałami mogą zakupić (27 zł) dodatkowy materiał dydaktyczny pt. WZORCOWY REGULAMIN WEWNĘTRZNY DOTYCZĄCY FAKTUR VAT ORAZ INNYCH DOKUMENTÓW otrzymanych przez podatnika VAT czynnego od dnia 1 lutego 2026 r. w nowym stanie prawnym.