Rewolucja KSeF – praktyczne podejście do wyzwania; jak uniknąć podstawowych błędów – Mariusz Unisk

NASZE SZKOLENIA SĄ BEZ VAT!

Sejm uchwalił już ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Ustawą wprowadza się w życie w Polsce obowiązek wystawiania faktur w postaci faktur ustrukturyzowanych wyłącznie poprzez KSeF. Od 1 lutego 2026 r., lub w kolejnych terminach – uwzględniając przepisy przejściowe dla niektórych podatników – wystawianie i odbieranie faktur w Polsce przez wszystkich podatników możliwe będzie wyłącznie w formie faktury ustrukturyzowanej i wyłącznie poprzez publiczny interfejs elektroniczny (Krajowy System e-Faktur), z wykorzystaniem komercyjnego lub darmowego oprogramowania służącego do „obsługi” KSeF. KSeF będzie autoryzował każdą fakturę poprzez nadanie jej „nr KSeF faktury” i dopiero wtedy uznawana będzie ona za wystawioną.

https://isp-modzelewski.pl/co-nowego-w-podatkach/ustawa-ksef-uchwalona-2/

Ustawa wprowadza terminy wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanych: od dnia 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła kwoty 200 mln zł (brutto), od dnia 1 kwietnia 2026 r. dla podatników pozostałych. Podatnicy z drugiej grupy mogą skorzystać z uprawnieninia do niewystawiania faktur ustrukturyzowanych do końca marca 2026 r., ale nie muszą, tj. mogą też rozpocząć wystawianie faktur wcześniej w dowolnym momencie (np. 14 lutego 2026 r. ) oraz dowolnym zakresie (np. tylko do określonej grupy nabywców).

Etapowość wdrożenia KSeF dotyczy wyłącznie wystawiania faktur, tj. faktur z perspektywy dokonującego sprzedaży. Faktury zakupowe wystawione przez sprzedawcę w KSeF od 1 lutego przez podatników „dużych” lub dobrowolnie przez pozostałych odbierane – dla potrzeb podatku – przez innych podatników powinny być już od 1 lutego przez KSeF. „Etapowość” KSeF jest więc iluzoryczna, bowiem prawdopodobnie każdy podatnik – nabywca otrzyma jakieś faktury przez KSeF już przed 1 kwietnia 2026 r. 1.Dostęp do faktur ustrukturyzowanych będzie bieżąco udostępniany organom Krajowej Administracji Skarbowej – w celu realizacji ich ustawowych zadań w zakresie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, postępowania podatkowego.

Zakres i charakter zmian wymusza na podatnikach podjęcie szeregu niezwłocznych działań organizacyjnych i wdrożeniowych (oprogramowanie, procedury, modele dostępowe do KSeF, obieg faktur) mających na celu przygotowanie się do realizacji podstawowego obowiązku podatnika VAT (wystawienie i odbierania faktury) już na nowych zasadach, tj. w oparciu o wystawienie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych:

W trakcie szkolenia wykładowca, uznany dydaktyk z ponad 20-letnim doświadczeniem edukacyjnym, biorący udział w wielu projektach wdrożeniowych KSeF, omówi aspekty prawne, organizacyjne i techniczne wdrożenia KSeF z perspektywy sprzedaży i zakupu, z maksymalnym nastawieniem na aspekt praktyczny.

PROGRAM SZKOLENIA:

1. Harmonogram ustawowy wdrożenia KSeF
   • etapy wdrożenia (tylko dla faktur sprzedażowych),
   • brak etapów dla faktur zakupowych (1 luty 2026 r.)
   • przepisy przejściowe – paragono-faktury, faktury z drukarki fiskalnej i inne „tradycyjne” faktury – do końca 2026 r.
2. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – podstawowe pojęcia i obowiązki:
   • definicja faktur w ustawie o VAT – faktura, faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna
   • definicja KSeF,
   • obowiązek fakturowania w KSeF (sprzedaż krajowa i zagraniczna, podatnicy czynni i zwolnieni),
   • wyjątki od obowiązkowego KSeF w sprzedaży i zakupie – nieograniczone w czasie,
   • odliczenie z faktury wystawionej poza KSeF z naruszeniem obowiązku,
   • KSeF jako przepis semiimperatywny – czy coś grozi za niewdrożenie KSeF (w 2026 r. i później), wysokość kar i zasady ich naliczania,
   • faktury dla osoby fizycznej – zasady wystawiania i udostępniania (KSeF i poza KSeF),
   • KSeF a podatnicy zwolnieni przedmiotowo i podmiotowo od VAT (faktury sprzedażowe, fraktury zakupowe)
   • KSeF a podmioty zagraniczne, w tym WDT, export usług, eksport towarów – zasady wystawiania i udostępniania faktur,
3. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – zagadnienia szczegółowe
   • duplikaty, noty korygujące, pro-formy a KSeF. Faktury korygujące i zaliczkowe po zmianach.
   • Jakim dokumentem i w jakich przypadkach można będzie zastąpić fakturę ustrukturyzowaną (rachunek, nota obciążeniowa, faktury handlowe)?
   • dostęp do systemu KSeF i podmioty uprawnione,
   • data wystawienia faktury a KSeF,
   • data otrzymania faktury a KSeF,
   • jak rozliczać należny i naliczony w dobie KSeF???
   • fakturowanie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, w różnych modelach: ONLINE, OFFLINE24, OFFLINE – AWARIA, OFFLINE – NIEDOSTEPNOĆ,
   • kody QR na wizualizacji faktur, znaczenie CERTYFIKATU KSeF
   • NR KSeF
   • UPO KSeF
   • QR kody – online, ceryfikat, offline.
4. Podmioty uprawnione do korzystania z KSeF – pierwszy krok we wdrożeniu KSEF: wybór modelu dostępu i obsługi (imienny, „anonimowy”):
   • rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
   • jak rozpocząć korzystanie z KSeF? – podatnik osoba fizyczna,
   • jak rozpocząć korzystanie z KSeF? – podatnik inny niż osoba fizyczna – ZAW-Fa czy pieczęć kwalifikowana?
   • złożenie zawiadomienia ZAW-FA, kiedy konieczne/możliwe,
   • komu i jak nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF,
   • autoryzacja – podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, profil zaufany, token, certyfikat KSeF,
   • anonimowy dostęp do faktury.
5. Faktura ustrukturyzowania:
   • Schema Fa(3), opis i charakterystyka schematu faktury ustrukturyzowanej,
   • nr KSeF faktury i typy faktur możliwe do wystawienia w systemie KSeF,
   • jakie dokumenty będą funkcjonowały poza systemem KSeF,
   • znaczenie UPO KSeF,
   • samofakturowanie
   • faktura RR
   • fakultatywna treść m. in.:
     • Rozliczenie (obciążenia, odliczenia), Płatność, Forma płatności Warunki Transakcji..
     • ….umowa , zamówienie, nr partii towaru, warunki incoterms, kursumowny, walutaumowna, transport
     • Nr dokumentu WZ
     • Kody GTU (z poziomu wiersza fv), FP, TP,
     • CN, PKWiU, PKOB,
     • Podmiot 3
     • Typ skutku fv korekty – 1 , 2 , 3 …
     • Dodatkowy opis
     • Zwrot Akcyzy
     • UU_ID Uniwersalny unikalny nr wiersza faktury
     • Dodatkowe Info np. o przedmiocie sprzedaży (indeks)
     • Stopka faktury / rejestry KRS BDO REGON
6. Planowane zmiany w zakresie JPK VAT (projekt) związane z KSeF (nowe znaczniki BFK, OFF itp.).
7. KSeF jako dokument prawno-cywilny i prawno-handlowy – jak liczyć termin płatności w KSeF. Potrzeba weryfikacji postanowień umów z kontrahentami (dostawcami, nabywcami), zamówień, regulaminów itp.
8. Ustawowe „nagrody” za wdrożenie KSeF:
   • 40-dniowy termin zwrotu podatku VAT oraz opis warunków jego zastosowania,
   • rozliczenie faktur korygujących in minus stronie sprzedawcy i nabywcy (bez zasad SlimVAT),
   • brak obowiązku przekazywania JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
   • przechowywanie faktur w systemie – 10 lat, poza ewidencją podatnika.
9. Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF:
   • procedura zarządzania uprawnieniami (KSeF daje możliwość różnych modeli dostępowych w oparciu o różne sposoby autoryzacji – zindywidualizowane jak anonimowe, jak też różne poziomy uprawnień).
   • przygotowanie techniczne, wybór i aktualizacja oprogramowania, przygotowanie infrastruktury (integracja oprogramowania FK z KSeF);
   • „mapowanie” faktur KSeF – część obligatoryjna, część fakultatywna; wybór elementów fakultatywnych z których korzystał będzie podatnik,
   • przygotowanie pracowników/szkolenie,
   • analiza umów zawartych z klientami/terminy płatności, zasady związane z uznawaniem faktur za dokument handlowy,
   • procedura weryfikacji pobranych faktur, rewolucja w organizacji procesu obsługi zakupów – „odwrócenie” obiegu dokumentów (faktura z KSeF jako pierwszy dokument procesu), korelacja z EOD,
   • procedury na wypadek awarii, obsługa trybów OFFLINE, OFFLINE24 – podjęcie decyzji organizacyjnych i przygotowania technicznego (certyfikat KSeF),
   • w Biurze Rachunkowym – informacja dla klienta, analiza funkcjonalności oprogramowania KSeF u klienta, ustawieienie zasad uwierzytelnienia,
   • w Biurze Rachunkowym – przyjęcie uprawnień KSeF od klienta (wystawianie faktur i dostęp do faktur wystawionych/otrzymanych albo tylko dostęp do faktur wystawionych / otrzymanych przez klienta,
   • w Biurze Rachunkowym – dostosowanie zapisów umów z klientem w zależności od przyjętych rozwiązań.

Przydatne linki:

https://isp-modzelewski.pl/ksef/baza-wiedzy/

https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/

https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/

https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/dokumentacja-it/struktury-dokumentow-xml/#ksef

https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/