KSeF dla praktyków – dwudniowe warsztaty

Od dnia 1 kwietnia 2026 r. prawie wszyscy podatnicy będą obowiązani do fakturowania z użyciem KSeF (za wyjątkiem faktur konsumenckich). System ruszył, zaś pierwsze tygodnie funkcjonowania KSeF ujawniły nie tylko problemy z uwierzytelnianiem, ale spowodowały szereg wątpliwości co do postępowania z fakturami. Część podatników otwarcie zadeklarowała, że nie zdążyła/-y się przygotować do wdrożenia i nie będzie wystawiać faktur w KSeF, mimo obowiązku. Wątpliwości budzi sposób tworzenia wizualizacji (rozbieżności między xml a wizualizacją); likwidacja not korygujących utrudniła znacząco korygowanie błędów „mniejszej wagi”. Ministerstwo Finansów zmieniło także podejście do możliwości uniknięcia KSeF przez wystawienia rachunków.

Rozliczenie za luty 2026 r. będzie ponadto pierwszym JPK_VAT, w którym wymagane będzie podanie numeru KSeF faktury sprzedaży/zakupu, a gdy brak takiego numeru – jednego ze specjalnych oznaczeń (BFK, OFF, DI).

W wyroku z dnia 11 lutego 2026 r. w sprawie T‑689/24 TSUE zakwestionował obowiązującą w Polsce od ponad 30 lat zasadę odliczenia podatku najwcześniej w miesiącu otrzymania faktury – zdaniem TSUE podatnik powinien móc odliczyć podatek już za miesiąc nabycia towaru/usługi, o ile przed złożeniem deklaracji jest w posiadaniu faktury. Wyrok ten może być rozwiązaniem kilku problemów, które powoduje KSeF w zakresie wystawienia i otrzymania faktury.

Przełomowy charakter mają także Objaśnienia podatkowe z 28 stycznia 2026 r., dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument ten ma nie tylko znaczenie z perspektywy KSeF, ale ma istotny wpływ na rozliczanie podatku z tytułu usług świadczonych dla zagranicznych podatników (oraz dostaw i usług realizowanych przez zagranicznych podatników dla nabywców krajowych). Objaśnienia w niektórych obszarach (usługi budowalne) przyjmują wykładnię przepisów podatkowych odmienną od prezentowanej dotychczas.

W trakcie szkolenia wykładowcy, uznani praktycy z wieloletnim doświadczeniem edukacyjnym, biorący udział w wielu projektach wdrożeniowych KSeF, omówią aspekty prawne, organizacyjne i techniczne wdrożenia KSeF z perspektywy sprzedaży i zakupu, z maksymalnym nastawieniem na aspekt praktyczny.

PROGRAM SZKOLENIA:

1. Rozpoczęcie pracy z KSeF:

• imienny lub „anonimowy” dostęp do KSeF, wybór modelu,
• model dostępowy dla osób fizycznych (JDG i in.) oraz dla osób prawnych i organizacji,
• rozpoczęcie pracy z KSeF po złożeniu ZAW-FA lub z użyciem pieczęci kwalifikowanej – wady i zalety każdego z rozwiązań,
• dostęp „bierny” do KSeF: wyznaczenie osób uprawnionych i określenie ich obowiązków,
• sposoby autoryzacji dostępu do KSeF (węzeł krajowy, tokeny, certyfikaty KSeF, pieczęć),
• wyznaczenie jednostek wewnętrznych – kiedy może być przydatne (niezbędne) – ID WEW i Podmiot 3.

2. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od dnia 1 kwietnia 2026 r.:

• okres przejściowy;
• czy rachunki zwalniają z obowiązku wystawiania faktur z użyciem KSeF – nowe stanowisko MF;
• dokumentowanie sprzedaży dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych,
• jak dokumentować najem lokali poza działalnością gospodarczą (podatnicy VAT zwolnieni, niezarejestrowani)?
• jak rozliczyć faktury otrzymane najpierw poza KSeF (papierowe, pdf), a następnie w KSeF?
• prawo do odliczenia VAT z faktur otrzymanych poza KSeF (mimo obowiązku KSeF).

3. Wystawienie i otrzymanie faktury przez KSeF: TRZY DATY KSEF.

• termin wystawienia faktury a termin na przesłanie faktury do KSeF?
• data wystawienia faktury,
• data otrzymania faktury w KSeF,
• data otrzymania a odliczenie podatku naliczonego (w kontekście skutków wyroku TSUE T 689/24),REWOLUCJA  W ODLICZENIU VAT – nowa formuła „antydatowania” zakupu,
• znaczenie daty wytworzenia faktury – odliczenie podatku za okres powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy zgodnie z wyrokiem TSUE z dnia 11 lutego 2026 r. w sprawie T 689/24,
• faktury on-line, traktowane jak off-line.

4. Wizualizacja faktury i kody QR:

• przesyłanie wizualizacji faktury nabywcy – kiedy jest konieczne, kiedy nie jest dozwolone (zgodnie ze stanowiskiem MF),
• jak powinna wyglądać prawidłowa wizualizacja faktury?
• jak odróżnić faktury otrzymane w różnych trybach offline?
• jakie ryzyko wiąże się z wadliwym przygotowaniem wizualizacji faktury?

5. Tryby pracy w KSeF, w tym procedury „awaryjne”

• online,
• offline24,
• offline-awaria,
• offline-niedostępność,
• awaria krytyczna KSeF.

6. Faktura ustrukturyzowana Fa(3):

• pola obowiązkowe,
• pola fakultatywne – które są przydatne (niezbędne):
• rozliczenie (obciążenia, odliczenia),
• płatność, Terminy Płatności RRRRMMDD + opis, Forma płatności
• warunki Transakcji..
• ….umowa , zamówienie, nr partii towaru, warunki incoterms, kursumowny, walutaumowna, transport
• nr dokumentu WZ
• kody GTU (z poziomu wiersza fv), FP, TP,
• CN, PKWiU, PKOB,
• podmiot 3
• typ skutku fv korekty - 1 , 2 , 3 …
• dodatkowy opis
• zwrot Akcyzy
• UU_ID Uniwersalny unikalny nr wiersza faktury
• dodatkowe Info np. o przedmiocie sprzedaży (indeks)
• stopka faktury / rejestry KRS BDO REGON

7. Nowe zasady rozliczania faktur korygujących „in minus” sprzedażowych:

• faktury korygujące ustrukturyzowane (on-line),
• faktury korygujące wystawiane w trybach off-line (xml),
• faktury korygujące offline, udostępnione poza KSeF,
• faktury korygujące offline udostępniane w KSeF,
• faktury wystawione bez użycia KSeF (papierowe; elektroniczne, w tym xml),
• UPO, komunikaty błędu, kiedy można „poprawić” treść fakturę, kiedy niezbędna jest korekta faktury.

8. Rozliczanie faktur korygujących „in minus” zakupowych.

• zasady ogólne (zniesienie przesłanki spełnienia warunków uzgodnienia),
• korekta podatku naliczonego odliczonego z faktury zaliczkowej w przypadku anulowania zamówienia, odstąpienia od umowy.

9. Likwidacja not korygujących:

• w jaki sposób skorygować błędy na fakturze, dotychczas korygowane notami?
• kiedy fakturę zawierającą błędy można ująć w JPK bez korekty (nie każdy błąd wymaga korekty)?

10. Nowe obowiązki w zakresie JPK VAT od rozliczenia za luty 2026 r.

• kiedy w JPK należy ująć numer KSeF faktury sprzedaży/zakupu,
• kiedy konieczna jest korekta JPK w celu uzupełniania danych o numer KSEF?
• oznaczenia OFF, BFK, DI w ewidencji sprzedaży i zakupu – zasady stosowania,
• oznaczanie faktur z kas fiskalnych i paragonów z NIP.
• jak oznaczyć zakupy zagraniczne (import towarów, WNT, import usług)?
• oznaczenie faktur otrzymanych poza KSEF.

11. Ustawowe „nagrody” za wdrożenie KSeF:

• 40-dniowy termin zwrotu podatku VAT oraz opis warunków jego zastosowania,
• rozliczenie faktur korygujących in minus stronie sprzedawcy i nabywcy (bez zasad uzgodnienia itd.),
• brak obowiązku przekazywania JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
• przechowywanie faktur w systemie – 10 lat, poza ewidencją podatnika.